Cahier des charges : comment le rédiger ?
Temps de lecture estimé : 15 minutes
Pourquoi et comment établir le cahier des charges de création ou refonte d’un site internet ?
Votre entreprise ou votre collectivité a un projet de création ou de refonte de site internet ? Vous êtes porteur de projet ?
Vous souhaitez lancer une consultation ou un appel d’offres pour choisir la “meilleure agence web” à vos yeux à qui vous confierez la réalisation du nouveau site web de votre entreprise, association ou mairie ?
Première étape pour réussir votre projet de réalisation ou de refonte de votre site internet, avant de le soumettre à une ou plusieurs agences web : la rédaction du cahier des charges (CDC ou CCTP) !
Cahier des charges, définition !
Commençons par une définition simple ! Un “cahier des charges internet” est un document de cadrage structurant qui défini vos attentes.
Il a pour but de faciliter vos échanges et permettra aux agences web destinataires de valider leur capacité à répondre à vos besoins, de les préciser si nécessaire, d’être force de proposition et de vous adresser un devis ou une estimation budgétaire, mais aussi parfois de valider la faisabilité de votre projet.
La rédaction du cahier des charges web est une étape clé qui conditionne donc la réussite de votre projet digital, qu’il s’agisse de la création d’un site web (site vitrine ou site e-commerce) ou d’un projet de refonte de votre site internet existant.
Quel est son intérêt et pourquoi rédiger un cahier des charges web avant de vous lancer dans la phase de création de votre site internet ? Comment le rédiger ? Faut-il s’appuyer sur un modèle ou un exemple de cahier des charges ?
Le syndrome de la page blanche vous guette !
Pas de panique, c’est avant tout une question de bon sens et de méthode et nous sommes là pour vous accompagner !
Nous tenterons en toute simplicité et de manière pragmatique de vous donner quelques conseils de rédaction pour élaborer un bon cahier des charges !
Précisons tout de même, selon le niveau de technicité de votre projet internet, l’expression de besoin peut se traduire par un simple brief, une expression de besoin simple mais formalisée, un véritable cahier des charges, un cahier des charges fonctionnel.
Cahier des charges technique et spécification
Cette trame de cahier des charges peut en effet être enrichie par des spécifications techniques, notamment dans le cas d’échange de données avec des APIs tierces, ou par une rédaction plus précise des besoins fonctionnels et techniques (ex. Modèle Conceptuel de Données, Conception UML, etc.).
Élaborer un cahier des charges technique requiert en revanche de véritables compétences informatiques (ex. description d’un webservice, de formats d’échange de données ou d’un modèle conceptuel de données). Là, il faudra sans doute faire appel à votre service informatique ou à votre agence web !
Dans ce dernier cas, c’est une affaire d’informaticiens et votre DSI entrera certainement en piste !
Rassurez-vous, cela n’est pas nécessaire pour un “simple” site vitrine ou institutionnel !
Qu’est-ce qu’un cahier des charges web ? Que doit contenir le cahier des charges de votre site internet ?
Le cahier des charges d’un site web est un document de synthèse qui va permettre à votre agence digitale de comprendre le contexte et les objectifs de votre projet en amont de la phase de création de votre site internet.
De manière plus pragmatique on peut aussi parler d’expression de besoins !
Et bien qu’une première expression formalisée de vos besoins soit préférable, une ou deux rencontres permettent parfois de le construire avec vous de manière collaborative et pragmatique pour des projets web simples ! Pour cela, rencontrons-nous !
Sa rédaction vous permettra également de clarifier et d’affiner votre projet de création de site internet.
Modèle type et exemple de cahiers des charges
Il n’existe pas par définition de modèle type de cahier des charges internet, ou plutôt il y en a beaucoup et presque autant que de projets !
Tout est fonction de votre projet, de la nature de vos attentes et de vos besoins, des enjeux et de son niveau de technicité.
De nombreux exemples de cahier des charges sont disponibles sur internet au format PDF ou Word (.DOC). Il existe même des “générateur de cahier des charges internet” en ligne ou des “tutoriels” ). Mais il n’existe pas de norme.
C’est VOTRE projet ! L’important est de rassembler les éléments importants et d’apporter les informations pertinentes pour vous et utile à votre agence. La liste des points à aborder proposée plus bas dans cet article devrait vous y aider.
Rédaction de votre cahier des charges ! Go !
Vous venez de terminer votre dernière réunion de brainstorming avec votre équipe ? Vous avez établi une première liste de besoins fonctionnels et vous les avez priorisés (si une prestation est optionnelle, il est bon de le préciser, sans quoi elle sera intégrée au devis) ?
Vous avez a minima réalisé aussi une première analyse critique de votre site actuel et des sites de vos concurrents ? Vous avez défini vos attentes en terme fonctionnel et de rendu ? Votre direction a validé un premier cadre budgétaire ?
Il est temps de vous lancer dans la phase de rédaction ! Votre cahier des charges doit a minima exprimer de manière la plus claire possible votre besoin.
Exemple de structure de cahier des charges type
Voici une première trame des sujets à aborder dans votre cahier des charges. Nous espérons qu’elle vous sera utile et qu’elle vous permettra de ne rien oublier !
Présentation de l’Entreprise
- Une présentation de votre entreprise ou de votre institution (ex. nom de l’entreprise, activités, avantages concurrentiels, CA, effectif, stratégie, etc.)
- Positionnement marché
Contexte et objectifs du Projet de création ou de refonte web
- Le contexte de votre projet
- Les objectifs principaux et secondaires du projet, qu’il s’agisse de la création d’un site web ou d’un projet de refonte de site web. Dans le cas d’un projet de refonte, il est important de préciser ce qui motive cette refonte (ex. limites de la solution technique actuelle, évolution de l’offre de services ou de l’offre produits, nouveaux objectifs de communication, changement d’identité visuelle)
- Les objectifs principaux et secondaires du projet, qu’il s’agisse de la création d’un site web ou d’un projet de refonte de site web (KPI et objectifs quantitatifs et/ ou qualitatifs – réalistes de préférence ;). Dans le cas d’un projet de refonte, il est important de préciser ce qui motive cette refonte
- Les cibles ou personas et les besoins des internautes et de vos clients
- Benchmark de l’environnement concurrentiel en analyse critique
État des lieux de l’Existant et Analyse
- Un état des lieux de l’existant (descriptif, metrics et analytics, existants et attendus en matière d’identité et de charte graphique, limites et problématiques rencontrées, etc.)
- Analyse de l’existant sur le plan des “metrics web” si vous en disposez (nombre de visites mensuelles sur votre site, taux de rebond, etc). Un accès “invité” à votre compte Google Analytics est aussi une option :)
Conception Graphique
- Brief graphique. Disposez-vous d’un logo et d’une charte graphique pour ce site ?
- La réalisation d’un logotype fait-elle partie du périmètre ?
- Des achats d’art sont-ils à prévoir (en général oui mais si vous disposez d’un photothèque, il est important de le préciser). N.B. : Nos graphistes et directeur artistique peuvent aussi travailler à partir d’un simple logo !
Aspects Techniques
- Les éventuelles contraintes techniques ;
- Le choix de la solution technique ou du CMS (ex. la solution de gestion de contenu WordPress, nous sommes experts WordPress, c’est notre CMS préféré !) pressentie, voire choisie (ce n’est pas obligatoire, mais si vous l’avez choisie il est préférable de l’exprimer !) ;
- Imposez-vous la plateforme d’hébergement ? Si oui, disposez-vous d’un environnement de pré-production, permet-il la gestion SSL/HTTPS, le HTTP2, etc. Nous sommes hébergeurs web depuis 25 ans, vous n’aurez pas à vous soucier de ces aspects si nous hébergeons votre site internet ;
- Êtes-vous propriétaire de votre ou de vos noms de domaine ? Où sont-il gérés, et par qui ?
Structure et Contenu du site
- Une première arborescence du projet ou à défaut la structuration des rubriques du site telle que vous l’imaginez (architecture des contenus de votre site). Votre agence web pourra l’enrichir et, là encore, challenger votre première réflexion et enrichir l’ergonomie grâce à son expertise des usages web et des grands principes d’ergonomie
- Si vous en avez une idée précise, vous pouvez aussi nous transmettre un zoning ou un wireframe des principaux gabarits de votre futur site internet !
- La volumétrie du projet (ex. Combien de pages contiendra votre nouveau site ? Le prestataire web devra-t-il les intégrer toutes ou reprendre, autant que possible, les données de votre actuel site ?
- Une première expression des contenus et des fonctionnalités attendues
Rôles et Attentes vis à vis de l’Agence web (périmètre d’intervention attendu)
- Le périmètre d’intervention attendu de l’agence et le livrable
- Liste des éléments qui seront transmis à l’agence pour mener à bien sa mission ;
- Liste des éléments qui seront transmis à l’agence pour mener à bien sa mission (ex. contenus, traductions, photographies et illustrations, etc.)
- La production de contenu : Rédigerez-vous tous les contenus et les traductions qui seront transmis à votre agence ou attendez-vous par exemple un travail de réécriture ou une prestation d’enrichissement sémantique du contenu ou de production de contenu réalisée par des rédacteurs web pour alimenter votre blog au cours des 12 prochains mois ?
- Au-delà de la mise en place classique des outils de mesure statistique (Google Analytics), un plan de marquage spécifique est-il attendu (ex. Mesure des objectifs et conversions) ?
Suivi et Optimisation
- Au-delà de la mise en place classique des outils de mesure statistique (Google Analytics), un plan de marquage spécifique est-il attendu ?
- Un accompagnement SEO (référencement naturel) et/ou SEA (achat de liens sponsorisés) est-il souhaité ?
Fonctionnalités Développements Spécifiques
- Il vous faudra lister et décrire les fonctionnalités “Front-end et Back-end” comme par exemples l’échange de données avec un CRM ou un ERP, le nombre de langues pour un site multilingue, le moteur de recherche) ;
- Le descriptif des éventuels développements spécifiques (spécifications techniques) ;
Gestion de Projet
- Les délais et l’éventuel découpage en lots de votre projet selon le niveau de priorité (planning prévisionnel et “calendrier projet” réaliste et grandes étapes de conception et de réalisation). La phase de production des contenus est parfois chronophage, ne l’oubliez pas ! Soyez réaliste ;)
- Interlocuteurs et rôles respectifs des intervenants (ex. chef de projet, maître d’ouvrage et éventuels intervenants extérieurs)
Budget et aspects Financiers
- Le budget exprimé dans une fourchette de prix ou par un “budget maximum”. Le budget permet à votre agence de vous apporter des solutions pertinentes et adaptées. Si vous avez un doute sur son réalisme au regard de vos attentes, commencez peut-être de manière pragmatique par le présenter à votre agence et lui demander une première estimation ? Retenez à ce stade que le volume de votre site, le nombre de gabarits (modèles types de pages) et les fonctionnalités, surtout si elle ne sont pas natives à la solution de gestion de contenu retenue, auront un impact sur le budget.
Réponse du Prestataire web
- Délai et format attendu pour la réponse du prestataire, coordonnées de la personne à contacter pour obtenir plus de renseignements, etc.
- Le périmètre d’intervention attendu de l’agence et le livrable (ex. Audit et accompagnement SEO – Votre visibilité dans les moteurs de recherche est importante et cela se prépare dès la phase de conception !), hébergement web, maintenance, noms de domaine, production de contenus, formation, Audit sémantique, etc.). N’oubliez pas de préciser si les prestations sont obligatoires ou optionnelles
Compatibilité et Conformité RGPD
- Enfin, précisez-le “au cas” où, même si tout prestataire internet digne de ce nom vous le proposera par défaut, votre site devra bien entendu être compatible mobile et tablette (on parle alors de site “Responsive” dans le jargon du web). Il devra également respecter le RGPD et la “la loi cookies” applicable depuis le 1er avril 2021
Une structure de cahier des charges à adapter à votre projet !
Cette structure organisée par rubriques permet de faciliter la lecture et la compréhension des différentes étapes et éléments à prendre en compte pour le projet. Chaque section comprend des éléments liés, permettant de regrouper les informations pertinentes en fonction de leur objectif ou de leur sujet.
Nous avons oublié quelque chose ? C’est possible, n’hésitez pas à formuler vos demandes complémentaires ou interrogations !
Cette longue liste est à adapter bien entendu à votre projet ! Mais cette première trame de cahier des charges détaillée devrait exprimer clairement vos attentes et permettre aux agences sollicitées d’analyser votre besoin.
Ce document Word ou PDF servira de base à vos échanges et servira ensuite de feuille de route dans la conduite et le suivi de votre projet.
Un cahier des charges qui peut évoluer avant sa version définitive
Notons qu’avec votre accord et au fil de vos échanges, l’agence pourra faire évoluer ce cahier des charges avant la phase de validation du périmètre définitif de votre projet. C’est cette version définitive qui servira de fil conducteur lors des étapes de conception et de réalisation.
Il est donc maintenant temps de mettre à plat votre projet !
Définir les enjeux, vous poser les bonnes questions, rédiger le cahier des charges de refonte de votre site, sélectionner les agences destinataires de cette consultation (notez bien notre email ;) et enfin choisir LA meilleure agence web à vos yeux. Autant d’enjeux cruciaux pour bien réussir votre projet digital !
Et pour le cahier des charges d’un site e-commerce ? Quelles précisions apporter ?
Vous avez pour projet de développer un site marchand sur Woocommerce par exemple ? Dans ce cas il sera également utile de donner dans votre cahier des charges une vision au prestataire notamment des points suivants (liste non exhaustive).
Cahier des charges d’un site e-commerce, les précisions à apporter
- S’agit-il d’un site de vente en ligne B to C (vente au client final) ou d’un site marchand B to B (vente aux professionnels) ;
- Du mode de gestion des frais de ports. Il peuvent être par exemple gérés en fonction de la zone et du poids ;
- Du mode de gestion des taxes, selon les produits et services commercialisés mais également si votre site e-commerce a une zone de chalandise internationale ;
- De la structure et de la volumétrie de votre catalogue produits. Est-il structuré par exemple en familles, sous-familles produits, articles et variantes (ex. couleur et tailles) ;
- Du ou des modes de paiement choisis. Solution de paiement sécurisé d’une banque française comme la Banque Populaire de l’Ouest, PayPal, Stripe, Payplug ou, dans le cas principalement d’un site s’adressant aux professionnels, d’un règlement sur facture après ouverture de compte ?
- Des fonctionnalités spécifiques comme par exemple l’interfaçage du site e-commerce avec un ERP, un CRM ;
- Si un système de gestion de promotion est attendu, de quelles manières seront-elles appliquées (remise net ou en pourcentage sur le panier et/ou sur un produit ou une famille de produits ;
- Du mode attendu de gestion des stocks (ex. “Stock tampon”) ;
- etc. (Oui car c’est article est un peu long et nous vous remercions de nous avoir lu jusqu’ici !)
Bien entendu, plus riches et spécifiques seront vos attentes, plus il aura de fonctionnalité et de gabarits de pages et plus élevé sera le budget.
D’où l’importance une nouvelle fois de donner à votre agence web une vision objective et précise du budget alloué à votre projet web dès le stade de l’expression de votre besoin.
Elle sera ainsi en mesure d’estimer la charge de travail, de vous formuler une réponse réaliste et pragmatique et donc de vous adresser un devis de réalisation de votre site internet adapté.
Bien rédiger son cahier des charges en synthèse !
Pour une création de site internet réussie, la précision de votre cahier des charges est essentielle. Toutefois, il est important de maintenir une certaine flexibilité.
Le cahier des charges sert de support d’échange avec votre agence web, favorisant une collaboration fructueuse et l’optimisation de votre vision initiale du projet. Il permet à chaque partie d’apporter le meilleur d’elle-même et de “challenger” votre première vision du projet !
Communiquez un budget et soyez précis mais ouvert aux propositions et bonnes recommandations !
C’est une opportunité pour combiner vos connaissances produits, clients et marché avec l’expertise technique et méthodologique de l’agence. Les compétences en conception, design web, SEO & SEA (référencement naturel et référencement payant) et connaissance des pratiques digitales de votre agence web est également essentielle.
Le cahier des charges permet à l’agence de comprendre et d’enrichir vos attentes. C’est un moyen de bénéficier de leurs meilleures idées pour l’organisation de vos contenus, l’expérience utilisateur, la navigation, les micro-interactions et même le choix de la solution technique.
Précisez le cadre budgétaire de votre projet
Il est également crucial d’établir une fourchette budgétaire pour le projet web. Cela aide l’agence digitale à formuler des recommandations adaptées et réalistes. Cela peut lui permettre de suggérer des alternatives moins coûteuses ou proposer de segmenter le projet dans le temps.
Cependant, si le budget ne correspond pas aux attentes du projet, l’agence peut choisir de refuser le projet. Il est important d’aligner les attentes avec le budget disponible.
Pour les projets web complexes ou techniques, la rédaction de spécifications fonctionnelles et techniques est souvent nécessaire. Cela fait généralement partie du périmètre de travail de l’agence. Dans le cas de projets de sites web vitrine ou corporate, les étapes de conception standard suffisent généralement.
Sélectionnez la meilleure agence web !
Enfin, n’oubliez pas de sélectionner les prestataires internet qui recevront votre cahier des charges. Nous serions ravis de faire partie de cette liste ! Pour plus d’informations, n’hésitez pas à nous contacter ou à télécharger notre livre blanc web.