Comment rédiger le cahier des charges de votre site internet ?

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Pourquoi et comment faire un cahier des charges pour un site internet ?

Votre entreprise ou votre collectivité a un projet de création ou de refonte de site internet ? Vous êtes porteur de projet ? Vous souhaitez lancer une consultation ou un appel d’offres pour choisir le meilleur prestataire web à vos yeux à qui vous confierez la réalisation du nouveau site web de votre entreprise, association ou mairie ? 

Première étape pour réussir votre projet de réalisation ou de refonte de votre site internet avant de le soumettre à une ou plusieurs agences web : la rédaction du cahier des charges (CDC ou CCTP) !

Commençons par une définition simple ! Un “cahier des charges internet” est un document de cadrage structurant qui défini vos attentes. Il a pour but de faciliter vos échanges et permettra aux agences destinataires de valider leur capacité à répondre à vos besoins, de les préciser si nécessaire, d’être force de proposition et de vous adresser un devis ou une estimation budgétaire, mais aussi parfois de valider la faisabilité de votre projet.

La rédaction du cahier des charges web est une étape clé qui conditionne donc la réussite de votre projet digital, qu’il s’agisse de la création d’un site web (site vitrine ou site e-commerce) ou d’un projet de refonte de votre site internet existant.

Quel est son intérêt et pourquoi rédiger un cahier des charges web avant de vous lancer dans la phase de création de votre site internet ? Comment le rédiger ? Faut-il s’appuyer sur un modèle ou un exemple de cahier des charges type ? 

Le syndrome de la page blanche vous guette !

Pas de panique, c’est avant tout une question de bon sens et de méthode et nous sommes là pour vous accompagner ! Nous tenterons en toute simplicité et de manière pragmatique de vous donner quelques conseils de rédaction pour élaborer un bon cahier des charges ! Nous pouvons aussi en parler ?

Précisons tout de même, selon le niveau de technicité de votre projet internet, l’expression de besoin peut se traduire par un simple brief, une expression de besoin simple mais formalisée, un véritable cahier des charges, un cahier des charges fonctionnel, un cahier des charges techniques, voire encore, comme nous le verrons plus bas dans cet article, par un cahier des spécifications techniques.

Cette trame de cahier des charges peut en effet être enrichie par des spécifications techniques, notamment dans le cas d’échange de données avec des APIs tierces, ou par une rédaction plus précise des besoins fonctionnels et techniques (ex. Modèle Conceptuel de Données, Conception UML, etc.). Élaborer un cahier des charges technique requiert en revanche de véritables compétences informatiques (ex. description d’un webservice, de formats d’échange de données ou d’un modèle conceptuel de données). Là, il faudra sans doute faire appel à votre service informatique ou à votre agence !

Dans ce dernier cas, c’est une affaire d’informaticiens et votre DSI entrera certainement en piste !



Rassurez-vous, cela n’est pas nécessaire pour un “simple” site vitrine ou institutionnel !

Conseils d’agence pour bien rédiger son cahier des charges

Qu’est-ce qu’un cahier des charges web ? Que doit contenir le cahier des charges de votre site internet ?

Le cahier des charges d’un site web est un document de synthèse qui va permettre à votre agence digitale de comprendre le contexte et les objectifs de votre projet en amont de la phase de création de votre site internet. De manière plus pragmatique on peut aussi parler d’expression de besoins !

Et bien qu’une première expression formalisée de vos besoins soit préférable, une ou deux rencontres permettent parfois de le construire avec vous de manière collaborative et pragmatique pour des projets web simples ! Pour cela, rencontrons-nous ! 

QUEL EST VOTRE PROJET ?

Sa rédaction vous permettra également de clarifier et d’affiner votre projet. Il n’existe pas par définition de modèle type de cahier des charges internet, ou plutôt il y en a beaucoup et presque autant que de projets ! 

Tout est fonction de votre projet, de la nature de vos attentes et de vos besoins, des enjeux et de son niveau de technicité. 

De nombreux exemples de cahier des charges sont disponibles sur internet au format PDF ou Word (.DOC). Il existe même des “générateur de cahier des charges internet” en ligne ou des “tutoriels” ). Mais il n’existe pas de norme et peu importe sa formalisation.

C’est VOTRE projet ! L’important est de rassembler les éléments importants et d’apporter les informations pertinentes pour vous. La liste des points à aborder proposée plus bas dans cet article devrait vous y aider. 

Vous venez de terminer votre dernière réunion de brainstorming avec votre équipe ? Vous avez établi une première liste de besoins fonctionnels et vous les avez priorisés (si une prestation est optionnelle, il est bon de le préciser, sans quoi elle sera intégrée au devis) ? Vous avez a minima réalisé aussi une première analyse critique de votre site actuel et des sites de vos concurrents ? Vous avez défini vos attentes en terme fonctionnel et de rendu ? Votre direction a validé un premier cadre budgétaire ?

Il est temps de vous lancer dans la phase de rédaction ! Votre cahier des charges doit a minima exprimer de manière la plus claire possible votre besoin. Voici une première trame des sujets à aborder dans votre cahier des charges. Nous espérons qu’elle vous sera utile et qu’elle vous permettra de ne rien oublier :

• Une présentation de votre entreprise ou de votre institution (ex. nom de l’entreprise, activités, avantages concurrentiels, CA, effectif, stratégie, etc.) ;
• Le contexte de votre projet ;
• Un état des lieux de l’existant (descriptif, metrics et analytics, existants et attendus en matière d’identité et de charte graphique, limites et problématiques rencontrées, etc. ) ;
• Les objectifs principaux et secondaires du projet, qu’il s’agisse de la création d’un site web ou d’un projet de refonte de site web (KPI et objectifs quantitatifs et/ ou qualitatifs – réalistes de préférence ;). Dans le cas d’un projet de refonte, il est important de préciser ce qui motive cette refonte (ex. limites de la solution technique actuelle, évolution de l’offre de services ou de l’offre produits, nouveaux objectifs de communication, changement d’identité visuelle) ;
• Analyse de l’existant sur le plan des “metrics web” si vous en disposez (nombre de visites mensuelles, taux de rebond, etc). Un accès “invité” à votre compte Google Analytics est une option ; 
• Les cibles ou personas et les besoins des internautes et de vos clients ;
• Benchmark de l’environnement concurrentiel en analyse critique ;
• Brief graphique. Disposez-vous d’un logo et d’une charte graphique pour ce site ou la réalisation d’un logotype fait-elle partie du périmètre ? Des achats d’art sont-ils à prévoir (en général oui mais si vous disposez d’un photothèque, il est important de le préciser). N.B. : Nos graphistes et directeur artistique peuvent aussi travailler à partir d’un simple logo ! 
• Positionnement marché ;
• Les éventuelles contraintes techniques (ex. environnement technique, choix de la solution de gestion de contenu, hébergement) ;
• La première arborescence du projet ou à défaut la structuration des rubriques du site telle que vous l’imaginez (architecture des contenus de votre site). Votre agence web pourra l’enrichir et, là encore, challenger votre première réflexion et enrichir l’ergonomie grâce à son expertise des usages web et des grands principes d’ergonomie ;
• La volumétrie du projet (ex. Combien de pages contiendra votre nouveau site ? Le prestataire web devra-t-il les intégrer toutes ou reprendre, autant que possible, les données de votre actuel site ? 
• Si vous en avez une idée précise, vous pouvez aussi nous transmettre un zoning ou un wireframe des principaux gabarits de votre futur site internet !
• Une première expression des contenus et des fonctionnalités attendues (ex. première arborescence, liste et descriptif des fonctionnalités, volumétrie des contenus à intégrer par l’agence). Il vous faudra lister et décrire les fonctionnalités “Front-end et Back-end” comme par exemples l’échange de données avec un CRM ou un ERP, le nombre de langues pour un site multilingue, le moteur de recherche) ;
• Le choix de la solution technique ou du CMS (ex. la solution de gestion de contenu WordPress, nous sommes experts WordPress, c’est notre préféré !) pressentie, voire choisie (ce n’est pas obligatoire, mais si vous l’avez choisie il est préférable de l’exprimer !) ;
• Le périmètre d’intervention attendu de l’agence et le livrable (ex. Audit et accompagnement SEO – Votre visibilité dans les moteurs de recherche est importante et cela se prépare dès la phase de conception !), hébergement web, maintenance, noms de domaine, production de contenus, formation, Audit sémantique, etc.). N’oubliez pas de préciser si les prestations sont obligatoires ou optionnelles ; 
• Imposez-vous la plateforme d’hébergement ? Si oui, disposez-vous d’un environnement de pré-production, permet-il la gestion SSL/HTTPS, le HTTP2, etc. Nous sommes hébergeurs web depuis 25 ans, vous n’aurez pas à vous soucier de ces aspects si nous hébergeons votre site internet ;
• Êtes-vous propriétaire de votre ou de vos noms de domaine ? Où sont-il gérés, et par qui ? 
• Liste des éléments qui seront transmis à l’agence pour mener à bien sa mission (ex. contenus, traductions, photographies et illustrations, etc.);
• La production de contenu : Rédigerez-vous tous les contenus et les traductions qui seront transmis à votre agence ou attendez-vous par exemple un travail de réécriture ou une prestation d’enrichissement sémantique du contenu ou de production de contenu réalisée par des rédacteurs web pour alimenter votre blog au cours des 12 prochains mois ?
• Au-delà de la mise en place classique des outils de mesure statistique (Google Analytics), un plan de marquage spécifique est-il attendu (ex. Mesure des objectifs et conversions) ? 
• Le descriptif des éventuels développements spécifiques (spécifications techniques) ;
• Les délais et l’éventuel découpage en lots de votre projet selon le niveau de priorité (planning prévisionnel et “calendrier projet” réaliste et grandes étapes de conception et de réalisation). La phase de production des contenus est parfois chronophage, ne l’oubliez pas ! Soyez réaliste ;) ;
• Interlocuteurs et rôles respectifs des intervenants (ex. chef de projet, maître d’ouvrage et éventuels intervenants extérieurs) ;
• Le budget exprimé dans une fourchette de prix ou par un “budget maximum”. Le budget permet à votre agence de vous apporter des solutions pertinentes et adaptées. Si vous avez un doute sur son réalisme au regard de vos attentes, commencez peut-être de manière pragmatique par le présenter à votre agence et lui demander une première estimation ? Retenez à ce stade que le volume de votre site, le nombre de gabarits (modèles types de pages) et les fonctionnalités, surtout si elle ne sont pas natives à la solution de gestion de contenu retenue, auront un impact sur le budget.  
• Délai et format attendu pour la réponse du prestataire, coordonnées de la personne à contacter pour obtenir plus de renseignements, etc.  ;
• Enfin, précisez-le “au cas” où, même si tout prestataire internet digne de ce nom vous le proposera par défaut, votre site devra bien entendu être compatible mobile et tablette (on parle alors de site “Responsive” dans le jargon du web). Il devra également respecter le RGPD et la “la loi cookies” applicable depuis le 1^er avril 2021 ;

Nous avons oublié quelque chose ? C’est possible, n’hésitez pas à formuler vos demandes complémentaires ou interrogations ! Cette longue liste est à adapter bien entendu à votre projet ! Mais cette première trame de cahier des charges détaillée devrait exprimer clairement vos attentes et permettre aux agences sollicitées d’analyser votre besoin.

Ce document Word ou PDF servira de base à vos échanges et servira ensuite de feuille de route dans la conduite et le suivi de votre projet.

Notons qu’avec votre accord et au fil de vos échanges, l’agence pourra faire évoluer ce cahier des charges avant la phase de validation du périmètre définitif de votre projet. C’est cette version définitive qui servira de fil conducteur lors des étapes de conception et de réalisation. 

Il est donc maintenant temps de mettre à plat votre projet. Définir les enjeux, vous poser les bonnes questions, rédiger le cahier des charges de refonte de votre site, sélectionner les agences destinataires de cette consultation (notez bien notre email ;) et enfin choisir LA meilleure agence web à vos yeux. Autant d’enjeux cruciaux pour bien réussir votre projet digital ! 

QUELQUES RÉALISATIONS 

Et pour le cahier des charges d’un site e-commerce ? Quelles précisions apporter ?

Vous avez pour projet de développer un site marchand ? Dans ce cas il sera également utile de donner dans votre cahier des charges une vision au prestataire notamment des points suivants (liste non exhaustive) :

• S’agit-il d’un site de vente en ligne B to C (vente au client final) ou d’un site marchand B to B (vente aux professionnels) ;
• Du mode de gestion des frais de ports. Il peuvent être par exemple gérés en fonction de la zone et du poids ;
• Du mode de gestion des taxes, selon les produits et services commercialisés mais également si votre site e-commerce a une zone de chalandise internationale ;
• De la structure et de la volumétrie de votre catalogue produits. Est-il structuré par exemple en familles, sous-familles produits, articles et variantes (ex. couleur et tailles) ;
• Du ou des modes de paiement choisis. Solution de paiement sécurisé d’une banque française comme la Banque Populaire de l’Ouest, PayPal, Stripe ou, dans le cas principalement d’un site s’adressant aux professionnels, d’un règlement sur facture après ouverture de compte ? 
• Des fonctionnalités spécifiques comme par exemple l’interfaçage du site e-commerce avec un ERP, un CRM ;
• Si un système de gestion de promotion est attendu, de quelles manières seront-elles appliquées (remise net ou en pourcentage sur le panier et/ou sur un produit ou une famille de produits ;
• Du mode attendu de gestion des stocks (ex. “Stock tampon”) ;
• etc. (Oui car c’est article est un peu long et nous vous remercions de nous avoir lu jusqu’ici !) 
  
  

CONNAISSEZ-VOUS WOOCOMMERCE ? 

Bien entendu, plus riches et spécifiques seront vos attentes, et plus élevé sera le budget. D’où l’importance de donner à votre agence web une vision objective et précise du budget alloué à votre projet web dès le stade de l’expression de votre besoin.

Elle sera ainsi en mesure d’estimer la charge de travail, de vous formuler une réponse réaliste et pragmatique et donc de vous adresser un devis de réalisation de votre site internet adapté.

Dernier conseil d’agence pour bien rédiger son cahier des charges web : soyez précis mais ouvert aux propositions et bonnes recommandations !

Votre cahier des charges doit être précis vous l’aurez compris mais il doit idéalement rester ouvert. Le cahier des charges est un support d’échange avec votre agence web, qui permet à chaque partie d’apporter le meilleur d’elle-même et de “challenger” votre première vision du projet !

Vous apportez la connaissance de vos produits, de vos clients et de votre marché, et votre agence digitale vous apporte sa méthodologie, son expertise technique, son savoir-faire en matière de conception et de design, de SEO (référencement naturel) et sa connaissance des usages digitaux.

Votre cahier des charges doit permettre à votre agence digitale de comprendre vos attentes mais aussi de les enrichir, d’apporter le meilleur de son expertise et ses bonnes idées, qu’il s’agisse de l’organisation de vos contenus, des parcours utilisateurs, de la navigation, des micro-interactions ou encore du choix de la solution technique ! 

Le sujet est parfois sensible mais l’expression d’une fourchette budgétaire allouée au projet web dans sa globalité est importante. Cette connaissance permet à votre agence web d’effectuer ses recommandations et ses préconisations dans un cadre réaliste et adapté, voire parfois d’être astucieuse en proposant des approches alternatives moins coûteuses ou un découpage du projet dans le temps… Parfois, cela arrive aussi, de décliner le projet si le budget ne semble par réalise au regard des attentes exprimées (“Bonjour, Je voudrais faire un site comme celui-ci, j’ai 10 000 euros de budget”. “Mais monsieur c’est Facebook…”. – Anecdote vécue).

Si votre projet web est de nature complexe ou technique (ex. Développement spécifique), la rédaction de spécifications fonctionnelles, voire de spécifications techniques sera sans doute nécessaire comme nous le disions plus haut dans cet article. Cette étape de conception technique et fonctionnelle fait alors en général partie du périmètre de votre agence web.

Cette phase n’est pas requise dans la cadre d’un “simple” projet de site web vitrine ou corporate. Les différentes étapes de conception suffisent dans la majorité des cas (atelier de conception web, audit sémantique pour le volet SEO, définition de l’arborescence, définition des parcours utilisateurs et des personas, zoning & wireframe).

Vous y êtes presque ! Il ne vous reste plus qu’à télécharger notre livre blanc et à sélectionner les prestataires internet destinataires de votre “cahier des charges internet”. Nous serons heureux d’en faire partie !  

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